Kanban ist eine bewährte Methode zur Optimierung von Arbeitsprozessen und Projekten. Ursprünglich aus der Produktion stammend, hat sich Kanban mittlerweile in vielen Bereichen etabliert, um Transparenz zu schaffen und kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.
Was ist Kanban?
Kanban bedeutet wörtlich „Schild“ oder „visuelle Karte“. Es handelt sich um ein visuelles System zur Steuerung von Arbeitsabläufen, das darauf abzielt, Engpässe zu identifizieren und zu vermeiden. Durch die Visualisierung der Aktivitäten können schrittweise Veränderungen und Verbesserungen erreicht werden. Die Aufgaben für einen festgelegten Zyklus (meist zwischen 2 und 4 Wochen) werden definiert und auf einem Kanban-Board sichtbar gemacht.
Prinzipien von Kanban
- Beginne mit dem, was du gerade tust: Veränderungen werden schrittweise und evolutionär vorgenommen, ohne den laufenden Prozess zu stören.
- Anerkennung bestehender Strukturen und Prozesse: Der Wert bestehender Arbeitsweisen wird respektiert und berücksichtigt.
- Kontinuierliche Verbesserung: Es wird auf kontinuierliche, kleine Verbesserungen gesetzt, anstatt auf radikale Veränderungen.
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Die bestehenden Rollen und Verantwortlichkeiten werden berücksichtigt und in den Prozess integriert.
- Führung auf allen Ebenen: Jeder im Team wird ermutigt, Verantwortung zu übernehmen und aktiv mitzuwirken.
Das Kanban-Board als zentrales Arbeitsmittel
Ein zentrales Element der Kanban-Methode ist das Kanban-Board als Arbeitsmittel. Es besteht typischerweise aus den Spalten „To Do“, „Doing“ und „Done“. Aufgaben werden von links nach rechts durch die Spalten bewegt, was den Fortschritt sichtbar macht und Engpässe aufzeigt.
- To Do: Aufgaben, die noch erledigt werden müssen.
- Doing: Aufgaben, die gerade bearbeitet werden.
- Done: Abgeschlossene Aufgaben.
Zusätzlich können weitere Spalten wie „Check“ für die Qualitätssicherung oder „Backlog“ für zukünftige Aufgaben hinzugefügt. „Backlog“ dient also als Aufgabenspeicher für den nächsten Zyklus.
Begleitende Meetingstruktur
Der Arbeitsprozess mit Kanban umfasst regelmäßige Meetings zur Planung, Priorisierung und Reflexion. Diese Meetings helfen, den Fortschritt zu überwachen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.
- Planungsmeeting: Auswahl und Verteilung der Aufgaben für den nächsten Arbeitszyklus.
- Statusmeeting: Kurzes Update-Meeting ohne Diskussionen.
- Reflexionsmeeting: Rückblick auf den Arbeitszyklus und Identifikation von Verbesserungspotenzialen.
Kanban – Chance und Herausforderung zugleich
Um Arbeitsprozesse mit Kanban besser zu strukturieren und mehr Transparenz im Team zu schaffen, ist ein gemeinsamer Lernprozess notwendig. Die Methode eignet sich besonders bei kurzfristigen Planungen, weniger bei langfristigen Aufgaben. Es sollte also immer ein überschaubarer Zeitraum als Zyklus betrachtet werden. Gerade am Anfang ist es durchaus herausfordernd, die richtige Granularität zu finden. In der gemeinsamen Reflexion sollte dies auch thematisiert und gemeinsam diskutiert werden. Zudem stoßen solche Veränderungen von Arbeitsprozessen auch auf Widerstände im Team, die es ernst zunehmen gilt.
Sie finden die Methode interessant und wünschen sich mehr Informationen, um ihre Arbeit im Betrieb durch solche Dinge agiler zu gestalten? Dann nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.