Die Corona Pandemie betrifft uns alle. Das plötzliche Arbeiten von Zuhause und die virtuelle Zusammenarbeit stellte auch unser Team vor Herausforderungen. So ging und geht es vielen Teams. Unsere eingespielten Arbeitsabläufe haben zunächst an Struktur und Dynamik verloren. Der abrupte Wechsel ins Digitale verlief also keineswegs reibungslos. Von jetzt auf gleich arbeiteten wir an getrennten Orten, anstatt sich gemeinschaftlich im Büro auszutauschen.
Beispielsweise fehlten uns der direkte Austausch im Team, die kurze Kaffeepause in der Büroküche und der schnelle Austausch auf dem Flur. Das wirkte auch auf unser Gemeinschaftsgefühl.
Wir haben als deshalb Team neue Wege gefunden, um auch digital gemeinsam erfolgreich arbeiten und unser soziales Miteinander aufrechterhalten zu können. Verschiedene Methoden, Strukturen und Rituale helfen dabei. Damit auch Sie in Zeiten des Arbeitens von Zuhause erfolgreich zusammenarbeiten, haben wir Ihnen einige Tipps zusammengestellt. Wir zeigen Ihnen wie Sie trotz physikalischer Distanz Ihre Zusammenarbeit im Team erfolgreich gestalten und wie gleichzeitig das soziale Miteinander unter Ihren Mitarbeitenden nicht auf der Strecke bleibt.
1. Erhalten Sie die Kommunikation im Team aktiv aufrecht
Die Kommunikation im Büro oder anderen Arbeitsplätzen verläuft häufig nebenbei und ganz automatisch. Egal, ob beim gemeinsamen Mittagessen, auf dem Weg zum nächsten Meeting oder einfach am eigenen Arbeitsplatz – überall und jederzeit wird mit den Kolleg*innen kommuniziert. Weil dies im Digitalen jedoch erst einmal wegfällt, muss die Kommunikation im Team über den digitalen Weg aktiv hervorgerufen werden. Legen Sie also auch im digitalen Raum Wert auf das Kommunizieren. Treffen Sie sich zu regelmäßigen Teammeetings in Videokonferenzen, nutzen Sie Chats oder greifen Sie zum Telefon, um stetig im Austausch zu bleiben.
Probieren Sie dazu auch kleine agile Methoden aus. Virtuelle daily standup Meeting können eine gute Möglichkeit sein, um auf dem Laufenden zu bleiben, frühzeitig Probleme und Hindernisse für die eigene Arbeit sichtbar zu machen und Unterstützung von Kolleg*innen zu erhalten.
2. Nutzen Sie verschiedene Tools zur Zusammenarbeit
Damit die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team auch im digitalen Raum funktioniert, ist es sinnvoll, verschiedene kleine Werkzeuge (digitale Tools) zur Unterstützung zu nutzen. Verschiedene Chat-Programme (z. B. Slack) oder Video-Konferenz-Tools (z. B. GoToMeeting, MS Teams) können die digitale Kommunikation enorm erleichtern. Aber nicht nur zur Kommunikation, sondern auch für das gemeinsame Planen von Aufgaben (z. B. Trello), Bearbeiten von Texten (z. B. eduPad) oder Sammeln von Ideen (z. B. Padlet) gibt es zahlreiche Tools, die Ihre digitale Teamarbeit unterstützen. Seien Sie experimentierfreudig, probieren Sie verschiedene Tools aus und finden Sie für Ihr Team den idealen Weg, genau so, wie es in Ihr Unternehmen passt. Beachten Sie jedoch Anforderungen an Datenschutz, unternehmensinterne Vereinbarungen und Richtlinien zu digitalen Tools.
3. Digitale Kommunikation und virtuelle Zusammenarbeit braucht Struktur und Regeln
Unabhängig von den Tools, die Sie als Team für Ihre digitale Zusammenarbeit nutzen, sind Regeln für die Kommunikation und Zusammenarbeit enorm wichtig. Am Arbeitsplatz und in Präsenz-Meetings sind die Regeln für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team häufig klar. Für die digitale Zusammenarbeit, die für das Team oft noch neu ist, bestehen jedoch noch keine Regeln. Legen Sie daher gemeinsam im Team Regeln für Ihre digitale Zusammenarbeit und Kommunikation fest. Entscheiden Sie, welche digitalen Kommunikationsinstrumente für welchen Anlass genutzt werden und zu welchen Zeiten die Team-Mitglieder über diese erreichbar sind. Insbesondere virtuelle Teammeetings benötigen Struktur und Organisation, um Sie so effizient wie möglich gestalten zu können. Hinweise zum erwünschten digitalen Kommunikationsverhalten, eine Moderation sowie die Erstellung einer Tagesordnung können dabei helfen.
4. Kümmern Sie sich um den informellen Austausch
Während des Arbeitens von Zuhause vermisst man schnell den Plausch mit den Kolleg*innen an der Kaffeemaschine, das gemeinsame Mittagessen oder den spontanen Austausch auf dem Flur. Der informelle Austausch, der für den Zusammenhalt und die Kreativität im Team sehr wichtig ist, kommt in der digitalen Zusammenarbeit also schnell zu kurz. Daher ist es wichtig, dass Sie als Team gemeinsam aktiv den informellen Austausch aufrechterhalten und sich um persönliche Kontakte kümmern. Organisieren Sie im gesamten Team oder auch nur in kleineren Gruppen virtuelle Kaffeepausen, um sich auch unabhängig von arbeitsrelevanten Themen auszutauschen. Auch ein gemeinsamer Team-Chat, in dem Eindrücke von dem persönlichen Arbeitsplatz Zuhause oder dem Privatleben geteilt werden, kann dabei unterstützen. Stärken Sie so das Teamgefühl – auch über die Bildschirmgrenzen hinaus.
Wenn Sie auch in Ihrem Team die virtuelle Zusammenarbeit z.B. durch agile Arbeitsmethoden oder verschiedene digitale Tools verbessern möchten, unterstützen wir Sie gern dabei.
Mehr Tipps und Tools für virtuelles Zusammenarbeiten auch morgen bei unserem Zukunftsdonnerstag